115. ZASEDÁNÍ MEZINÁRODNÍHO OLYMPIJSKÉHO VÝBORU
OBECNÉ INFORMACE
Jednu z nejprestižnějších akcí ve své historii - 115. Zasedání Mezinárodního olympijského výboru (MOV) - organizoval GUARANT International ve dnech 28.6. - 4.7.2003 v hotelu Hilton v Praze. Jejím vrcholem byla volba pořadatelského města pro Zimní olympijské hry v roce 2010, kterou v přímém přenosu z Prahy vysílalo několik desítek televizních společností z celého světa.
Naše společnost byla zodpovědná za široké spektrum služeb jako pronájmy prostor a jejich vybavení, informační systém, dopravu, bezpečnost účastníků, akreditaci novinářů a kompletní novinářský servis, tiskové materiály, konferenční materiály, doprovodný program nebo společenské akce.
Nejnáročnějším požadavkem bylo kompletní technické řešení akce, a to zejména zajištění technických služeb pro přímé přenosy ze zasedání a služeb pro televizní společnosti a jejich studia přímo
v hotelu Hilton v Praze.
Mimořádné požadavky na dodávky elektrického proudu, které nebylo možné zabezpečit místními sítěmi Pražské energetiky, bylo nutné pokrýt externími zdroji o celkovém výkonu téměř 1,3 MW. Po dobu konání akce agregáty zásobující přenosové vozy a televizní studia vybudovaná na místě spotřebovaly více než 6 tun nafty.
DOPRAVA A ODBAVENÍ NA LETIŠTI
Naše společnost koordinovala využití 25 limuzín Mercedes s řidiči pro dopravu VIP účastníků akce a také veškeré běžné transfery pro ostatní účastníky akce, které byly zajišťovány osobními vozy, minibusy, velkými autobusy a také technickými vozidly například pro přepravu zavazadel. Pro všechny vozy bylo zajištěno parkování buď přímo v hotelu Hilton, nebo na přilehlém parkovišti na Rohanském nábřeží. Koordinaci dopravy v době akce řídil pětičlenný tým pro dopravu, který byl k dispozici 24 hodin denně. Transportation Desk v hotelu Hilton byl účastníkům k dispozici 20 hodin denně.
Pro profesionální zabezpečení služeb po příletu do Prahy byl pro účastníky akce zřízen v příletové hale pražského letiště Hospitality Desk, kde pracovalo 5 osob více než 17 hodin denně. Všichni členové MOV a někteří další VIP hosté byli odbavování přes VIP salonek České správy letišť (ČSL),
což obnášelo odbavení několik stovek příletů a odletů včetně individuálních transferů do hotelu, separátního odbavení zavazadel, ale i speciálních služeb jako odbavení a transferů invalidních účastníků, odbavení ochranky některých VIP osob a podobně. Přes staré ruzyňské letiště bylo námi zajištěno rovněž odbavení několika soukromých letadel a speciálů. Dle informací od ČSL jsme rozsahem VIP odbavení překonali
i takové akce, jako bylo Zasedání MMF nebo Summit NATO.
BEZPEČNOST ÚČASTNÍKŮ
Na zabezpečení bezpečnosti účastníků se společně podílelo několik složek Policie České republiky, pražská Městská policie i soukromé bezpečnostní agentury. Rozsah opatření zahrnoval kromě jiného také kontrolu všech zavazadel a osob vstupujících do hotelu Hilton přes bezpečnostní rámy a rentgeny na zavazadla, pyrotechnické prohlídky jednacích sálů a neustálou obecnou kontrolu prostor hotelu Hilton, jeho okolí i prostor pro všechny společenské akce. Premiéři kandidátských zemí pro pořádání olympijských her (Kanada, Rakousko, Jižní Korea), britská princezna Anna, monacký princ Albert, lucemburský velkovévoda a některé další osoby měli navíc osobní ochranu.
KONFERENČNÍ PROSTORY
Pro zasedání byly využity veškeré prostory hotelu Hilton včetně všech foyer a rozptylových prostor.
Navíc byla na parkovišti před hotelem vybudována mobilní hala pro potřeby Mezinárodního vysílacího centra (International Broadcasting Centre - IBC), ve které vyrostlo několik televizních studií a kompletní technické zázemí pro televizní a rozhlasové společnosti.
Ve foyer hotelu bylo vybudováno profesionální akreditační středisko, které svými technickými parametry téměř kompletně odpovídalo akreditacím běžným při pořádání olympijských her: každý účastník akce byl vyfocen, jeho fotografie byla vytištěna na akreditační jmenovce spolu s jeho osobními údaji a specifikací akreditační kategorie. Všechny jmenovky byly opatřeny speciálním hologramem a zataveny tak, aby se maximálně snížilo riziko jejich padělání či úprav. Údaje o všech akreditovaných osobách včetně fotografií byly založeny v databázi speciálně připravené pro potřeby této akce.
V průběhu 24 hodin bylo vyrobeno více než 2300 těchto speciálních akreditačních průkazů.
Na akci se akreditovalo více než 530 novinářů z celého světa, kteří měli k dispozici kompletně vybavené tiskové středisko se 120 pracovními místy. Každé místo mělo vlastní telefonní linku, přípojku na internet
a elektrickou zásuvku. Novináři mohli sledovat jednání MOV v přímém přenosu na několika plazmových obrazovkách přímo v tiskovém středisku, nebo v ostatních prostorách hotelu Hilton.
TECHNIKA V ČÍSLECH
ENERGIE
|
celkový výkon doplňkových externích zdrojů energie byl 1,3 MW |
| |
agregáty spotřebovaly po dobu akce 6 100 litrů nafty |
| |
24 hodinová asistenční služba u agregátů po dobu 6 dnů |
|
|
KABELÁŽ
|
100 m kabelů na propojení agregátů na rozvaděče |
| |
30 km telefonní kabeláže |
| |
6,5 km síťové kabeláže pouze v tiskovém středisku |
| |
2 km audio-vizuální kabeláže po hotelu |
| |
|
AV TECHNIKA
|
210 kongresových mikrofonů |
| |
20 plazma obrazovek po hotelu |
| |
1200 sluchátek pro tlumočení |
| |
|
TELEKOMUNIKACE
|
více než 200 telefonních a faxových linek |
| |
dalších 120 samostatných připojení na internet |
| |
30 ISDN linek |
| |
60 mobilních telefonů |
| |
75 vysílaček na 5 frekvencích |