REGISTRAČNÍ SYSTÉM G5

ZÁKLADNÍ INFORMACE O SYSTÉMU

GUARANT International na základě svých znalostí a potřeb vyvinul vlastní konferenční registrační systém G5, který slouží pro kompletní vedení agendy účastníků kongresů a evidenci komunikace s nimi, včetně jejich doprovodných osob.

Jak ukazují naše dlouholeté zkušenosti, nejpružnějším způsobem registrace účastníků je zasílání přihlášek přímo firmě GUARANT International. K tomuto účelu připravujeme pro každý kongres interaktivní webové registrační formuláře, které jsou součástí oficiálních webových stránek akce. Zde se zájemci dozvědí kromě obecných informací také podrobnosti o možnostech ubytování a doprovodných aktivitách kongresu. Účastníci se mohou jednoduchým způsobem zaregistrovat, rezervovat si hotelové pokoje a zajistit platbu poplatků. Již během registrace dochází k prvotní kontrole přihlášek. Ty jsou následně odesílány automaticky do registračního systému G5, ve kterém je operátoři průběžně zpracovávají. Účastníkovi je
ve velmi krátké době odesláno potvrzení o účasti, kde nalezne veškeré informace o své přihlášce, platební detaily, přesnou adresu hotelu či kontakt na zodpovědného pracovníka GUARANT International.

Během příprav akce mají operátoři v systému G5 možnost sledovat aktuální vytíženost hotelů, počty účastníků přihlášených na jednotlivé kongresové aktivity a tisknout veškeré statistiky o akci. Systém připravuje také podklady pro hotely či pro personál koordinující jednotlivé aktivity, například transfery či společenské akce.

V místě konání akce umožňuje systém evidenci přítomných účastníků, tisk jmenovek, vypořádání veškerých finančních závazků a další užitečné služby. Organizační personál je on-line připojen k databázi, kde může flexibilně aktualizovat údaje a připravovat výstupy. Po skončení akce systém vystavuje faktury a další finanční přehledy. Veškeré změny prováděné v systému se automaticky protokolují a evidují, včetně jména operátora, který změnu či úpravu provedl.

Jelikož systém pracuje jako internetová aplikace, k většině výstupu má kdykoliv přístup i klient přes své vlastní uživatelské jméno a heslo pro vstup do systému přímo ze svého počítače.

Systém je postaven na otevřených standardech (XML, webové služby, DHTML, SSL, X.509) a na moderních technologiích firmy Microsoft (ASP.NET, MSSQL, IIS, MS Office). Bezpečnost komunikace
v prostředí internetu zajišťuje certifikát agentury Thawte. Zálohování databáze se provádí jednak systémem on-line replikací na záložní server, jednak se několikrát denně vytváří kompletní záloha dat. Výkonný server, na kterém je systém provozován, je pod profesionálním dohledem 24 hodin denně. Případná porucha je okamžitě hlášena technickému personálu, který zajistí nápravu.

Mezi hlavní výhody takto postaveného systému patří nízké náklady na administraci a možnost práce neomezeného množství uživatelů z různých míst a platforem. Zároveň se podařilo dosáhnout vysokého uživatelského komfortu a snadného ovládání aplikace.

REGISTRAČNÍ SYSTÉM G5 MIMO JINÉ UMOŽŇUJE:

1.  Registraci účastníků jak on-line přes internet, tak i manuálně dle vyplněných přihlášek zaslaných poštou, faxem či e-mailem, včetně automatického potvrzování registrace.

2.  Zajištění ubytování všech osob včetně zvláštních požadavků (nekuřácký pokoj, bezbariérový hotel, apod.) a sledování aktuální vytíženosti jednotlivých hotelů.

3.  Kompletní evidenci došlých plateb a dlužných částek.

4.  Fakturaci a finanční uzavření akce.

5.  Korespondenci s delegátem přímo přes systém e-mailem.

6.  Evidenci informací o dopravě účastníků a transferech z / na letiště.

7.  Evidenci přihlášek na doprovodné společenské akce a výlety.

8.  Řadu tiskových výstupů (potvrzení registrace, rezervace, jmenné seznamy, grafy, atd.)

9.  Statistické zpracování dat o akci.

10. Přípravu a tisk jmenovek.